Průmyslová zóna Kolín-Ovčáry 296
326 380 061
info@nipponpaint.eu

GDPR

Informační memorandum se zpracováním osobních údajů

Nippon Paint Automotive Coatings (Czech) s.r.o., sídlo: Na okraji 335/42, Veleslavín, 162 00 Praha 6, IČO: 01752570, společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném pod spisovou značkou: C 266350, u Městského soudu v Praze, dále jen „Společnost“

jako správce osobních údajů, dle zákona č. 110/2019 Sb., ze dne 12. března 2019 o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, zpracovává údaje o fyzických osobách na základě zákonné povinnosti. Každá fyzická osoba se může na Společnost obrátit s žádostí o sdělení, zda o ní zpracovává osobní údaje a v jakém rozsahu. Toto právo je možné uplatnit kdykoliv.

Správce osobních údajů je osoba, která sama nebo společně s jinými určuje účely a rozhoduje o tom, jakým způsobem budou osobní údaje zpracovány.

Správce zpracovává osobní údaje k:

  1. a) zajištění uzavření a následného plnění smluvního závazku mezi správcem a Vámi (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Z takového vztahu vyplývají další zákonné povinnosti a správce tak musí zpracovávat osobní údaje i za tímto účelem (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR);
  2. b) ochraně svých oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).

Oprávněný zájem:

Plnění veškerých smluvních závazků správce, řádné plnění veškerých zákonných povinností správce, přímý marketing, ochrana podnikání a majetku správce.

Poskytování osobních údajů správci je obecně zákonný a smluvní požadavek. Ohledně poskytování            osobních údajů pro marketingové účely, což nepředstavuje plnění smluvní a zákonné povinnosti správce, je od Vás vyžadován souhlas. Pokud správci neudělíte souhlas ke zpracování osobních údajů k marketingovým účelům, neznamená to, že by Vám správce v důsledku toho odmítl poskytnout svůj výrobek či službu na základě smlouvy.

Občan (fyzická osoba), o němž Společnost zpracovává osobní údaje, má podle platných právních předpisů o ochraně osobních údajů následující práva:

  • Právo na přístup k osobním údajům
  • Právo na opravu osobních údajů
  • Právo na výmaz osobních údajů
  • Právo na omezení zpracování osobních údajů
  • Právo na přenositelnost osobních údajů
  • Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů
  • Právo na odvolání poskytnutého souhlasu se zpracováním osobních údajů

Každé z těchto práv má však určitá omezení či výjimky, podrobně jsou jednotlivá práva rozpracována v příloze, která je nedílnou součástí tohoto memoranda. Společnost každou žádost o uplatnění některého práva oprávněnou fyzickou osobou posoudí ve vztahu k těmto omezením a na žádost odpoví ve lhůtě 30 dnů od doručení žádosti.

K uplatnění uvedených práv v oblasti osobních údajů se fyzická osoba může obracet prostřednictvím písemné žádosti, doručené osobně do kanceláře společnosti, nebo písemně na adresu: Nippon Paint Automotive Coatings (Czech) s.r.o., sídlo: Na okraji 335/42, Veleslavín, 162 00 Praha 6

 

K zajištění Vaší spokojenosti z řádného plnění závazku, k zajištění plnění zákonných povinností, k zajištění personalizované nabídky zboží a služeb správce a k dalším výše vyjmenovaným účelům zpracovává správce následující kategorie osobních údajů:

  1. a) základní identifikační údaje – jméno, příjmení, ​ adresa bydliště a identifikační číslo;
  2. b) kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailová adresa;
  3. c) informace ze vzájemné komunikace – informace z e-mailů, ze záznamů telefonických hovorů nebo jiných kontaktních formulářů;
  4. d) fakturační a transakční údaje – jedná se zejména o informace objevující se na fakturách, o sjednaných fakturačních podmínkách a o přijatých platbách;

Zákonnost zpracování je dána článkem 6 odst. 1 GDPR, podle kterého je zpracování zákonné, je-li nezbytné pro splnění smlouvy, pro splnění právní povinnosti správce, pro ochranu oprávněných zájmů správce nebo zpracování probíhá na základě souhlasu, který jste nám udělil/a.

Zákonnost zpracování dále vychází například ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, podle kterého jsou zpracovávány a uchovávány fakturační údaje, ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, podle kterého hájí správce své oprávněné zájmy nebo ze zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty.

Osobní údaje musíme v rámci zákonných mezí poskytnout orgánům státní správy, například správci daně, soudům, orgánům činným v trestním řízení nebo orgánům dohledu nad kapitálovým trhem.

Osobní údaje nebudeme předávat do zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářských prostor, ani do žádné mezinárodní organizace.

Osobní údaje budou zpracovávány a ukládány nejméně po dobu trvání smlouvy. Některé osobní údaje potřebné např. pro daňové a fakturační povinnosti budou uchovávány déle, zpravidla 5 let počínaje rokem následujícím od vzniku uchovávané skutečnosti.

Osobní údaje, které jsou důležité pro uplatnění oprávněných zájmů správce budou uchovávány             maximálně po dobu 3 let od konce smluvního vztahu se správcem.

Osobní údaje nebudou nikdy uchovávány déle, než je zákonem stanovené maximum. Po uplynutí archivační doby budou osobní údaje bezpečně a nenávratně zničeny tak, aby nemohlo dojít k jejich zneužití.

 

V Ovčárech, dne 2. 4. 2019

 

Kenji KURODA, jednatel společnosti

 

 

 

 

Příloha č. 1 Informačního memoranda

Právo na informace o zpracování Vašich osobních údajů

Jste oprávněn/a od správce požadovat informace, zda jsou osobní údaje zpracovávány či nikoli. Pokud jsou osobní údaje zpracovávány, máte právo od správce požadovat informace zejména o totožnosti a kontaktních údajích správce, jeho zástupci, o účelech zpracování, o kategoriích dotčených osobních údajů, o příjemcích nebo kategoriích příjemců osobních údajů, o            oprávněných správcích, o výčtu Vašich práv, o možnosti obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů, o zdroji zpracovávaných osobních údajů a o automatizovaném rozhodování a profilování.

Pokud správce hodlá dále Vaše osobní údaje zpracovávat pro jiný účel, než pro který byly získány, poskytne Vám ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a další příslušné informace. Informace Vám poskytované v rámci uplatnění tohoto práva jsou obsaženy již v tomto memorandu, to Vám však nebrání, abyste si o ně požádali znovu.

Právo na přístup k osobním údajům

Jste oprávněn/a od správce požadovat informaci, zda jsou Vaše osobní údaje jsou zpracovávány či nikoliv a pokud ano, máte přístup k informacím o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích nebo kategoriích příjemců, dobu uchovávaní osobních údajů, informace o Vašich právech (práva požadovat od správce opravu nebo výmaz, omezení zpracování, vznést námitku proti tomuto zpracování), o právu podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, informace o zdroji osobních údajů, informace o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování a profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro Vás, informace a záruky v případě předávání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizace. Máte právo na poskytnutí kopií zpracovávaných osobních údajů. Právem získat tuto kopii však nesmějí být nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

Právo na opravu

Pokud došlo na Vaší straně například ke změně bydliště, telefonního čísla nebo jiné skutečnosti, kterou lze považovat za osobní údaj, máte právo od správce požadovat opravu zpracovávaných osobních údajů. Navíc máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz (právo být zapomenut)

V určitých stanovených případech máte právo požadovat, abych správce Vaše osobní údaje vymazal. Mezi takové případy patří například, že zpracovávané údaje nejsou pro výše zmíněné účely nadále potřebné. Správce osobní údaje maže po uplynutí doby nezbytnosti automaticky, můžete se však na něj se svou žádostí kdykoliv obrátit. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení (i přes Vaše právo na výmaz může mít správce povinnost či oprávněný zájem si Vaše osobní údaje ponechat) a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

Právo na omezení zpracování

Správce zpracovává Vaše osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu. Pokud byste však měli pocit, že správce např. překračuje výše stanovené účely, pro které osobní údaje zpracovává, můžete podat žádost, aby Vaše osobní údaje byly zpracovávány výhradně pro nejnutnější zákonné důvody nebo aby byly osobní údaje blokovány. Vaše žádost pak podléhá individuálnímu posouzení a o jejím vyřízení budete detailně informováni.

 

Právo na přenositelnost údajů

Pokud si přejete, aby správce poskytl Vaše osobní údaje jinému správci, resp. jiné společnosti, předá               správce Vaše osobní údaje v odpovídajícím formátu, Vámi určenému subjektu, pokud mu v tom nebudou bránit žádné zákonné či jiné významné překážky.

Právo vznést námitku a automatizované individuální rozhodování

Pokud byste zjistili nebo se jen domníváte, že správce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s                ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu s právními předpisy (za předpokladu, že osobní údaje jsou správcem zpracovávány na základě veřejného nebo oprávněného zájmu, nebo jsou zpracovávány pro účely přímého marketingu, včetně profilování, či pro statistické účely nebo pro účely vědeckého či historického významu), můžete se na správce obrátit a požádat jej o vysvětlení či odstranění vzniklého závadného stavu.

Námitku můžete dále vznést i přímo proti automatizovanému rozhodování a profilování.

Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů

Můžete se kdykoliv obrátit s Vaším podnětem či stížností ve věci zpracování osobních údajů na dozorový orgán, a to na Úřad na ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, webové stránky​ ​ https://www.uoou.cz/​.

Právo odvolat souhlas

Udělený souhlas se zpracováním osobních údajů máte právo kdykoliv odvolat a to zasláním odvolání na adresu sídla správce nebo pomocí e-mailové komunikace.